С чего начать автоматизацию бизнеса: взгляд IT-предпринимателя

Сложно представить компанию, в которой все задачи выполняются только при участии человека. Разбираемся, какие инструменты автоматизации необходимы бизнесу, и как начать процесс автоматизации в компании. 

Что можно автоматизировать в бизнесе 

Практически любой рабочий процесс. Перечислим самые распространенные направления: 

• продажи;
• коммуникация с клиентами; 
• рассылка писем и SMS;
• бухучет и документооборот; 
• онлайн-платежи; 
• товарный и складской учет.  

На рынке есть тысячи готовых решений, которые могут автоматизировать и простые рутинные, и сложные многоуровневые задачи — BPM- и ERP-системы, интеграции, бухгалтерские программы и электронный документооборот, сервисы рассылок, системы управления командами, проектами, поставками и др. 

Каждый из этих инструментов автоматизации помогает экономить время, уменьшать расходы и увеличивать производительность, масштабировать компанию.

Кому точно нужна автоматизация 

Глобально автоматизация поможет бизнесу любого размера. Небольшие компании, как правило, стремятся упростить какой-то отдельный процесс. Крупные корпорации нацелены на создание единой интегрированной системы. 

Следующие пять признаков указывают на то, что бизнес-процессы пора автоматизировать: 

• у вас многотысячная клиентская база и большая система документооборота; 
• компания развивается так быстро, что сотрудники не успевают выполнять текущий объем задач; 
• работа с клиентами ведется по нескольким каналам связи, контакты хранятся в разных местах; 
• увеличилось количество рутинных задач, которые требуют регулярного найма сотрудников;
• нет системы контроля за выполнением процессов, регулярно срываются дедлайны. 

Необязательно ждать, когда перечисленные обстоятельства наступят. Внедрять инструменты автоматизации можно поэтапно, оптимизируя отдельные процессы. Однако в некоторых случаях с внедрением цифровых технологий лучше все-таки повременить.  

Кому не нужна автоматизация

1. Бизнес только начинает развиваться. В этом случае руководству компании стоит сначала отрегулировать рабочие процессы, а не пытаться их сразу автоматизировать. 
2. Компания не планирует привлекать новых клиентов. Если информация о них уже зафиксирована и не будет обновляться, то и автоматизация, скорее всего, не потребуется.
3. Бизнес-процессы нестабильны и постоянно меняются. Когда руководство не понимает, какие процессы надо автоматизировать из-за их постоянной изменчивости, то не время думать об автоматизации. 
4. Расходы на автоматизацию превышают доходы компании. Для начала убедитесь, что внедрение IT-технологий целесообразно с точки зрения затрат на них.   

С чего начать автоматизацию

Если все процессы упорядочены и работают стабильно, финансовые затраты проанализированы, а команда готова к нововведениям, запускайте процесс автоматизации. 

Перед этим задайте себе два вопроса:  

• Автоматизировать какой-то один бизнес-процесс или сразу все?
• Выбрать готовое или проектное решение? 

Автоматизировать какой-то один бизнес-процесс или сразу все. Рекомендация следующая — действуйте поэтапно и приоритезируйте задачи. Например, определите для компании процессы, которые:

• остро нуждаются в автоматизации; 
• не требуют срочной автоматизации; 
• вообще можно не автоматизировать. 

Внедрите один инструмент, проанализируйте его эффективность и только потом принимайте решение об автоматизации следующего по важности бизнес-процесса. 

Что делать, когда одного инструмента автоматизации недостаточно? Например, в оптимизации нуждаются и сотрудники отдела разработки, и отдел клиентского сервиса. В этом случае внедряйте сразу несколько решений, но помните, что придется выделить на это больше времени, денег, технических и человеческих ресурсов.

Выбрать готовое или проектное решение. Здесь ориентируйтесь на размеры компании. Небольшому бизнесу не стоит вкладывать миллионы в индивидуальные проекты — начните с универсальных программ, которые уже есть на рынке. 

Большинство готовых решений комплексно автоматизируют основные бизнес-процессы: продажи, рассылки, отчетность, платежи, бухгалтерию. Простой пример — CRM-системы. Большинство из них предлагают пользователям бесплатные версии или тестовые периоды. Сможете проверить, подходит бизнесу инструмент или нет. 

Крупные корпорации чаще отдают предпочтение индивидуальным проектам, поскольку не все готовые решения способны полностью автоматизировать комплексные бизнес-процессы. Управление производством, клиентами, проектами, командами, складом и другими сферами требуют системного подхода. 

Индивидуальный проект сложнее по разработке и дороже по финансам, однако вложения точно окупятся в будущем, потому что все процессы будут работать как один механизм. 

4 правила при выборе инструментов автоматизации  

В таблице собрали инструменты автоматизации, которые компании выбирают чаще всего. Некоторые из них автоматизируют сразу несколько бизнес-процессов: 

С первого раза сложно подобрать подходящее решение автоматизации, особенно когда их так много. Чтобы не ошибиться с выбором, придерживайтесь следующих рекомендаций. 

• Внедряйте инструменты автоматизации, которые работают у лидеров вашей отрасли. Не изобретайте велосипед — выбирайте решения, которые уже доказали свою эффективность на практике. 
• Сравнивайте схожие инструменты автоматизации по возможностям, стоимости, отзывам. 

• При выборе ориентируйтесь на потребности и интересы конечного пользователя.
• Остановитесь на инструменте с простым и интуитивно понятным интерфейсом. Это также поможет команде быстрее адаптироваться к изменениям. 

Подытожим 

Хотите развивать и масштабировать бизнес — внедряйте инструменты автоматизации. Почти под любой бизнес-процесс можно подобрать готовое или разработать индивидуальное IT-решение.

Иногда с автоматизацией лучше повременить. Сначала отрегулируйте рабочие процессы и рассчитайте затраты на новый инструмент. Только после этого внедряйте автоматизацию. 

Небольшим компаниям советуем начинать с автоматизации отдельных бизнес-процессов. Крупным корпорациям целесообразнее заказывать разработку индивидуального решения, которое будет систематизировать комплекс задач.