7 золотых правил тайм-менеджента, которые повысят продуктивность

О том, какие правила управления временем стоит взять на вооружение для повышения эффективности на работе, расскажет Анна Сосновая, руководитель направления корпоративного обучения ЦДР «Профи-Карьера» и тренер по тайм-менеджменту, управлению командами, постановке задач.

В современном мире, где каждая минута имеет ценность золота, умение эффективно управлять своим временем становится необходимостью. Важно не успеть сделать все, а правильно расставить приоритеты и успевать делать главное, что принесет максимальный результат, даст прорыв или продвинет, например, ваш проект на следующую стадию. Именно поэтому правильная трактовка понятия «тайм-менеджмент» — это мастерство планирования и организации времени для достижения максимальной продуктивности.

В данной статье хочу поделиться 7 рабочими советами по управлению временем, которые повысят вашу эффективность на работе, оптимизируют рабочий процесс и помогут достичь желаемых результатов.

1. Используйте по максимуму утреннее время

Считается, что наиболее работоспособное время у большинства людей — между 10 и 12 часами дня. Рабочий день только начался, вы еще полны сил и энергии, поэтому рабочие задачи выполняются легче, быстрее и эффективнее. Я рекомендую этот промежуток времени выделять для следующих задач:

• Важные рабочие встречи

Это могут быть:

1.  встречи, где важно сфокусироваться на предоставленной информации
2.  совещания, где требуется держать фокус внимания на большом количестве вводных данных
3. встречи-презентации, где вы рассказываете о своих наработках (стратегия, аналитика и т.д.)
4. совещания, где необходимо в конструктивном обсуждении прийти к какому-то выводу или принять определенное решение.

• Аналитическая работа

Если вам нужно что-то проанализировать, используя множество цифровых показателей, структурировать какую-то информацию, выстроить логику презентаций и т.д.

• Так называемые «задачи-лягушки»

Те дела, которые вызывают у вас стресс или дискомфорт, но которые точно нужно выполнить. Это могут быть какие-то «зависшие» задачи, которые вы постоянно откладываете, например, заполнить отчет, наметить план или дорожную карту проекта и др. Если вы разберетесь с «лягушками» с утра, вы получите удовлетворение и позитивный настрой на весь оставшийся день.

2. Отключайте рабочую почту и чаты, когда нужно на чем-то сфокусироваться

Как правило, если у вас открыта корпоративная почта, вы всегда будете видеть всплывающие окна о новых письмах в правом нижнем углу. При этом, если вы пытаетесь сфокусироваться на чем-то важном, эти уведомления отвлекают и вгоняют в дополнительный стресс. Они заставляют вас переключаться, а значит, вы теряете фокус на главной задаче. Я рекомендую закрывать рабочую почту и моментальные чаты на некоторое время, допустим, на полчаса, и полностью посвятить себя выполнению важной задачи. За это время ничего архиважного не случится, ну а если ваше вовлечение все-таки потребуется, коллеги или руководитель свяжутся с вами по телефону.

3. Группируйте похожие задачи в блоки

Например, выделяйте определенное время на разбор электронной почты и ответы на накопившиеся письма, телефонные звонки потенциальным клиентам и др. Гораздо эффективнее, если вы не будете постоянно прерываться на ответы на письма или звонки клиентам в течение дня — лучше сделать в определенный промежуток сразу все задачи по этому блоку. 

Например,

• телефонные звонки (запланированные): узнать, уточнить, актуализировать статус
• письменные коммуникации (в почте / мессенджере)
• анализ отчетов сотрудников

Так вам не придется переключаться между звонком, написанием письма и анализом. Кстати, мозгу человека, в среднем, нужно 2 минуты, чтобы переключиться с одной деятельности на другую.

4. Планируйте день с вечера

Вечером вы находитесь в активном состоянии. Только что закончился рабочий день, и вы способны адекватно оценить, что осталось на завтра. Поэтому пишите для себя подсказки. На следующий день вы будете точно знать, что необходимо сделать и в каком порядке.

5. «Забивайте» в календаре время на определенные задачи

Например, вам нужно сделать некоторые шаги по управлению проектом, подготовить презентацию или посвятить время анализу отчетов — смело ставьте в свой календарь временные слоты на эти задачи. Так будет больше шансов, что вы их выполните, а коллеги не нарушат ваши планы незапланированными встречами.

6. Уединяйтесь, если необходим полный фокус

Некоторые задачи требует особенного фокуса с вашей стороны, сосредоточенности, внимательности и полного погружения. Я рекомендую уходить в тихое место, например, в отдельную переговорную комнату. Тишина и полная сосредоточенность помогут вам сфокусироваться и избежать возможных ошибок, как если бы вы выполняли задачу в шумном офисе.

7. Создайте полноценный офис в своем телефоне

Сейчас на рынке мобильных приложений огромное разнообразие программ для работы. Это и планировщики, и мобильные сканеры, и умные заметки, и трекеры и т.п. Выбрав и скачав нужные приложения, часть работы вы сможете выполнять с телефона/планшета, например, в такси по пути на работу. Это хорошо экономит время. Но не переусердствуйте, важно сохранять баланс работы и личной жизни.

Навыки управления временем нарабатываются и улучшаются, главное — постоянно практиковаться. А если вы хотите узнать больше о техниках управления временем, рекомендую пройти тематические курсы по расстановке приоритетов и тайм-менеджементу, например, в Центре делового развития «Профи-Карьера».