Учет расходов на поездку внештатного сотрудника: 3 варианта

Можно ли отправить внештатного сотрудника в командировку? Формально — нет. Командировка по Трудовому кодексу положена только штатным сотрудникам. Но в реальности исполнители по гражданско-правовым договорам тоже ездят в деловые поездки — и компании нужно как-то учитывать эти расходы.

Разбираем, как правильно отразить траты в бухгалтерском учете, чтобы все было чисто с точки зрения законодательства и не вызвало вопросов у налоговой.

Вариант 1. Расходы включают в вознаграждение

Самый простой способ — предусмотреть в договоре, что расходы на поездку входят в общее вознаграждение исполнителя. В этом случае компания не выделяет их отдельно, а учитывает как часть оплаты услуг.

На что сослаться:

• п. 2 ст. 709 ГК РФ;
• ст. 783 ГК РФ.

Как отразить в учете:
Проводка — та же, что и для выплаты вознаграждения. Дополнительно выделять компенсацию не нужно.

Вариант 2. Расходы компенсируют отдельно

Если по договоренности с исполнителем компания отдельно компенсирует траты на проезд, проживание и т.п., эти расходы нужно учесть отдельной проводкой.

Важно, чтобы в договоре была прописана возможность такой компенсации, а у исполнителя были подтверждающие документы — билеты, чеки, счета на оплату и т.д.

Как отразить в учете:

• Дебет — в зависимости от характера работ (например, 20, 26, 44);
• Кредит — всегда 76.

Вариант 3. Компания оплачивает расходы напрямую

Третий способ — когда организация сама оплачивает поездку: бронирует авиабилеты, жилье, трансфер. В этом случае исполнитель не получает компенсации, но у компании появляются прямые расходы на услуги сторонних организаций.

Как отразить в учете:

• Отражаются как обычные операционные расходы;
• Проводки — через счета 60 или 76 в корреспонденции с затратными счетами (20, 26, 44 и др.).

Важно: какая бы ни была схема, всегда используется счет 76

Во всех случаях расходы на поездку внештатного сотрудника отражаются по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». А вот как именно организовать учет — зависит от того, как оформлена компенсация расходов.

На заметку: чтобы избежать проблем

• Зафиксируйте условия в договоре. Особенно если планируете компенсировать расходы или включать их в вознаграждение.
• Соберите подтверждающие документы. Без них налоговая может посчитать компенсацию необоснованной.
• Проверьте, что расходы экономически обоснованы. Это важно для признания затрат в налоговом учете.