Антон Беренцев: Как построить архив для налогового мониторинга

Компании выбирают неэффективные пути для построения архива. Кто-то использует файловые хранилища — просто создают папку, и хорошо, если внутри существует хоть какая-то структура. Кто-то полагается на облачные хранилища, по сути, возлагая ответственность за хранение на провайдера. Но чаще всего компании пытаются «дотянуть» уже давно созданный архив для целей НМ. Но для взаимодействия с ФНС в рамках НМ нужен гибкий и современный архив. 

Какие требования у ФНС есть к архиву для налогового мониторинга?

Четких требований к ведению архива со стороны ФНС нет, а подзаконные акты про архивы эту тему не затрагивают. Но все не так просто, как кажется. Если мы посмотрим на косвенные требования, то найдем целый список правил и ограничений.

1. Хранение документов должно осуществляться на территории РФ (ФСБУ 27/2021).
2. Необходима детальная карточка по каждому типу документов в рамках НМ.
3. Связь витрины налогового мониторинга с документом (прил. 6, 7 РИВ, утв. Приказом ФНС России от 11.05.21 № ЕД-7-23/476, ст. 105.26 НК РФ). 
4. Обязательна юридическая значимость (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 
5. Установлена связь с учетной системой, так как нужно автоматически заполнять данные по исходящим документам (Регламент взаимодействия через информационную систему организации при проведении налогового мониторинга). 
6. Разграничен доступ для компании и налогового органа. Инспектор должен видеть только проверенные и согласованные документы.  
7. Где бы компания ни вела архив, платформа должна быть свободна от санкций.
8. Должна быть обеспечена высокая скорость работы. 

Почему у компаний возникают проблемы с построением архива для перехода на НМ?

Важно понимать, что роль финансовых архивов меняется. Новая форма налогового контроля поменяла подход, сделав так, что они перестают быть лишь финальной точкой работ с документами и становятся ключевым элементом в цепочке взаимодействия с ФНС. Принципы работы с архивом остаются все теми же, что и для налогового мониторинга в целом: готовность меняться, высокий уровень автоматизации и использование готовых блоков. Начиная с 2021 года идет активное развитие сценариев автоматизированного взаимодействия с ФНС. Новые версии выходят с периодичностью 6–12 месяцев, поэтому инфраструктура, которая ляжет в основу налогового мониторинга, должна сразу быть готова к множественным изменениям. Нужно автоматизировать процессы сбора и подготовки документов первичного учета, формализовать публикацию отчетности на витринах, организовать и постоянно расширять контрольные процедуры. Также важно использовать готовые блоки, так как многие из задач НМ не являются новыми для компании, например, интеграция с АИС «Налог-3».

А что относится к готовым блокам?

Мы можем отнести сюда любой готовый функционал, который не является уникальным для компании: 

• интеграцию с корпоративной информационной системой (КИС) в части справочников, исходящих документов, публикации отчетности; 
• поддержку всех типов ЭЦП и криптопровайдеров; 
• встроенные и обновляющиеся классификаторы ФНС; 
• управление доступом, в том числе отметку документов, которые готовы к публикации в витрине для ФНС; 
• интеграцию с налоговой витриной;  
• интеграцию с операторами ЮЗ ЭДО для обработки входящих и исходящих документов; 
• оцифровку документов на бумажных носителях информации (OCR).

Что важно при построении архива для налогового мониторинга с технической точки зрения?

Он должен быть основан на современных IT-подходах: BPMS, Low-code, микросервисах. Пример такого решения, учитывающего новые IT-подходы — Налоговый мониторинг на базе ELMA365. Хороший технологический фундамент архива позволит компании оградить себя от рисков, связанных с масштабированием и изменениями, эволюционно используя наработки и создавая новое. Это поможет быстро подстраиваться под требования и изменения, оперативно закрывать возникшие потребности и вновь возвращаться к стратегически важным задачам.