Как за 7 месяцев оптимизировать расходы на бухгалтерию в крупном банке

Меня зовут Елена Куцакова, я директор департамента по кадровому делопроизводству и расчету заработной платы 1С-WiseAdvice. Сегодня я поделюсь кейсом нашего клиента — одного из крупнейших международных банков. Он действует в 100+ странах по всему миру. Мы не можем раскрывать имени банка, так как находимся под NDA и дорожим конфиденциальностью наших клиентов, однако мы получили согласие на публикацию основных моментов проекта — они будут интересны другим участникам рынка.

На данный момент с клиентом мы сотрудничаем уже два года и полностью взяли процессы по расчету заработной платы и кадров на регулярный аутсорсинг. В кейсе разберем то, что предшествовало обслуживанию — глобальный проект по трансформации учетных процессов, который нам удалось поставить на рельсы за рекордные 7 месяцев.

Аутсорсинг как способ снизить расходы

На момент обсуждения проекта с заказчиком у нас уже был опыт работы с 15 банками из 5 стран — это позволило нам глубоко понимать специфику и особые требования, особенно в области информационной безопасности. 

Однако именно этот клиент добавил новый аспект — человекоцентричность. В отличие от традиционного подхода, здесь значительное внимание уделялось созданию решений, ориентированных на удобство и потребности сотрудников. Заказчиком и основным драйвером проекта был HRD банка — это обусловило ключевую роль человекоцентричности. Именно благодаря инициативе HRD удобство и интуитивность использования решений стали приоритетом в проекте.

Аутсорсинг включает три ключевых пункта: автоматизацию, перестройку бизнес-процессов и создание команды, готовой работать в новых условиях. Эти шаги — не просто оптимизация, а глубокий пересмотр подходов к управлению, которые делают процессы гибче и надежнее и помогают снизить расходы. 

Первый — автоматизация 

Она сокращает ручные операции, снижает затраты и ускоряет процессы. Однако важно провести ее так, чтобы это было выгодно для клиента. Аутсорсинг здесь имеет ключевое значение: наша компания, работающая на долгосрочном контракте, заинтересована в снижении затрат и предлагает услуги автоматизации практически по себестоимости — выгодное решение по сравнению с IT-интеграторами, которые выставляют цену в 2-3 раза выше.

Второй — перестройка бизнес-процессов

Далее идет перестройка бизнес-процессов, в рамках которой мы пересматриваем «исторически сложившиеся функции», не несущие пользы. Совместно с клиентом мы оптимизируем каждый этап, выявляем «узкие» места и сокращаем ненужные цепочки согласований. Это позволяет компании сосредоточиться на действительно важных задачах и быть более гибкой.

Третий — формирование команды

В моменте, когда вы осознали первые два блока, встает вопрос команды. Кто будет поддерживать новую систему и в ней работать? Наш опыт говорит о том, что люди по-разному относятся к изменениям, внедрять изменения так же непросто, как и принимать их. На все это нужно время и деньги. Как следствие, могут понадобиться люди с иными компетенциями — а это расходы на подбор, адаптацию или обучение.

Аутсорсинг позволяет всего этого избежать, потому что мы предлагаем уже готовую устойчивую структуру, в которую входят, в том числе, обученные сотрудники. Более того, наша команда — региональная, поэтому стоимость труда иная. Таким образом, клиент получает качественное обслуживание по стоимости ниже, чем если бы он нанимал новый персонал в штат.

Мы не будем держать интригу до последнего абзаца, скажу сразу — такой подход помог значительно снизить расходы как в части функционала расчета зарплаты, так и в части кадрового учета.

И вот как мы этого достигли.

Информационная безопасность

При разработке IT-инфраструктуры для банка мы с самого начала поставили в приоритет требования по информационной безопасности. Банки, как правило, не допускают сторонних поставщиков в свой периметр безопасности. Мы это знали и учитывали, поскольку уже много лет обслуживаем финансовые учреждения и понимаем их потребности в защите данных и инфраструктуры. Хотя мы не можем раскрывать особенности работы с конкретным клиентом, можем поделиться общей схемой подходов, которую применяем для клиентов такого масштаба.

Этот проект требовал не просто автоматизации процессов, но и создания надежной системы, защищенной от внешних угроз и соответствующей самым строгим международным стандартам безопасности. Мы понимали, что работа с чувствительными данными — это всегда риск, особенно когда речь идет о финансовых и кадровых сведениях. Поэтому наша стратегия выстраивалась вокруг защиты данных и обеспечения полной безопасности на каждом этапе работы.

Для каждого клиента мы создаем отдельную IT-модель, чтобы учесть уникальные требования, но в ее основе лежит единый принцип защиты. Основная площадка была разделена на несколько контуров: продуктовый, тестовый и контур разработки. Это позволило нам гибко адаптировать процессы, одновременно работая над кастомизацией и автоматизацией базы 1С:ЗУП. Чтобы обеспечить устойчивость системы, данные постоянно реплицируются на резервную площадку, расположенную в дата-центре другого города, находящегося на безопасном расстоянии в 600 км от Москвы.

Кроме того, доступ внешних пользователей — как со стороны заказчика, так и со стороны нашей команды — осуществляется через VPN-соединение с обязательной двухфакторной авторизацией, что значительно снижает риск несанкционированного доступа. 

Этапы и процесс внедрения

Проект начался с амбициозной цели — объединить кадровые и зарплатные процессы банка в единую систему.  

Использование девяти учетных систем создавало значительные сложности, и автоматизация стала необходимостью. У многих крупных компаний существует набор разрозненных систем, которые не интегрируются между собой, и это приводит к высокой трудоемкости, дублированию функций и усложнению коммуникаций — «зоопарку» систем, как говорят разработчики. Основной задачей стало упрощение процесса.

Мы спроектировали IT-структуру, в которой используется всего две системы вместо девяти. Ключевая — 1С:ЗУП.

Важно, что консолидация систем требует пересмотра процессов. Анализируется, какие функции действительно необходимы, а какие можно исключить. Это неизбежно приводит к изменениям бизнес-процессов и позволяет выполнять задачи новыми методами и с меньшими ресурсами. Благодаря этим изменениям удалось оптимизировать ресурсы и упростить процессы.

Этап 1: Предпроектное обследование учета

Предпроектное обследование учета — этап, на котором нужно провести тщательный анализ существующих бизнес-процессов банка. 

Выяснили, что в каждой команде использовались разные методы учета и сбора данных. Это приводило к разрозненности и отсутствию единой базы данных. Информация хранилась в различных системах, которые не были связаны между собой, и это создавалo серьезные риски для корректности отчетности, так как требовало дополнительных проверок и сопровождалось частыми ошибками. 

Банк сталкивался с трудностями в поддержании контроля над операциями, а отсутствие единых стандартов делало управление процессами трудоемким и неэффективным.

Этап 2: Моделирование работы в 1С:ЗУП

Затем команда приступила к этапу моделирования и проектирования. Важной особенностью проекта стал объем требований клиента: банку было необходимо адаптировать более 200 уникальных стандартов работы банка, утвержденных на уровне международного хэдофиса, многие из которых были на английском языке и без должной детализации. 

Команда детально анализировала каждый документ, реконструировала рабочие схемы, и это позволило разделить задачи по приоритетам, уложиться в жесткие сроки и провести необходимые согласования со всеми бизнес-подразделениями.

Этап 3: Переход на 1С:ЗУП (Setup)

Настоящим вызовом стал третий этап. В целях безопасности банк не предоставлял доступ к реальным данным на первых этапах, поэтому тесты и моделирование выполнялись на условных данных, что создавало риски неполного понимания процессов. Доступ к реальным данным стал возможен только на этапе Setup, когда команда должна была разработать загрузчики данных и перенести информацию из старых систем. Это потребовало тщательной координации с представителями банка, чтобы обеспечить точность на каждом этапе миграции при строгих правилах безопасности.

Мы реализовали подсистему проводок и резервов для финансового учета, адаптировали расчеты под специфику ежедневного закрытия и автоматизировали отчеты в Центробанк.

Также были произведены параллельные расчеты — это было необходимо, чтобы достичь идентичности результатов с командой, которая считала зарплату раньше.

Проект потребовал более 8200 часов работы и закрытия свыше 570 задач, став одним из самых сложных и уникальных в истории команды. 

Через 7 месяцев мы смогли полноценно взять на аутсорсинг участок расчета заработной платы и кадры, и начали обслуживать клиента на регулярной основе.