Как WMS помогает снижать бюджеты

Что представляет собой бюджетирование в складской логистике

Бюджетирование в складской логистике — это процесс планирования и прогнозирования доходов и расходов за определенный период времени (день/неделя/месяц/квартал/год) который позволяет компаниям:

• оптимизировать расходы, планировать и рационально распределять необходимое количество ресурсов на поддержание персонала, складского оборудования, внутренних коммуникаций, помещений, автотранспорта и т.д. Это позволяет избежать избыточных затрат, стимулирует поиск более эффективных способов работы, сокращает издержки на хранение и перемещение грузов, обработку заказов и транспортировку. Анализ затрат на каждом этапе дает возможность складу выявить «узкие места» и внедрить улучшения в процессы операционной деятельности, ТО, ремонт и утилизацию, закупки, определить необходимость расширения складских мощностей в случае принятия решения о масштабировании бизнеса.
• повысить прибыль, бюджет позволяет прогнозировать продажи (в том числе во время сезонных пиков) и выручку, распределять инвестиции, прорабатывать стратегические цели.

Факторы, которые могут оказывать влияние на бюджеты склада, включают сезонность спроса, нестабильную систему ценообразования на определенные группы товаров, зависимость от требований маркетплейсов.

Какие ключевые компоненты в бюджете склада

Общий перечень довольно широк, из основных можно выделить затраты на:

• персонал: зарплата, премии, надбавки, компенсации за сверхурочные, медицинское страхование, отпускные и другие социальные выплаты, налоги с заработной платы сотрудников, инвестиции в повышение квалификации и обучение новым технологиям и стандартам работы;
• складские помещения: аренда или ипотечные платежи, коммунальные платежи, профилактические ремонты и текущие работы по техническому обслуживанию склада, охранные услуги;
• складское оборудование: аренда, обслуживание, ремонт, модернизация, амортизация (подъемники, стеллажи, компьютеры и т.д.), закупка запасных частей;
• материалы: упаковочные материалы, топливо и смазочные материалы, расходные средства для технологических процессов, СИЗ и спецодежда для персонала;
• энергию: электроэнергия, отопление/охлаждение, вентиляция;
• транспорт: закупка транспорта, обслуживание, бюджет на оплату аутсорсинговых услуг по логистике;
• связь: телефон, интернет;
• хранение: затраты на хранение товаров, включая затраты на обеспечение качества (потери от исправления несоответствий, таких как ремонт для повторной продажи тоже должны учитываться);
• страхование: полисы от рисков пожара, кражи, стихийных бедствий, страхование товаров и имущества склада, противопожарные системы;
• автоматизация: поддержка используемого ПО (1С, ERP, CRM, WMS и т.п.), лицензионные платежи, бюджет на обновления.

Методы бюджетирования могут включать разработку бюджета «с нуля», без привязки к показателям за прошлые периоды или на основе данных о работе склада за прошлый месяц/квартал/год. Правильно составленный и используемый бюджет является ключевым аспектом для успешного управления складом, позволяющим достигать поставленных целей и обеспечивать максимальную эффективность операционной деятельности.

Как WMS помогает экономить на бюджетах

Если коротко, автоматизированная система управления складом обеспечивает управление всем жизненным циклом товара, начиная с приемки на склад и заканчивая отгрузкой конечному потребителю, включая планирование работы персонала, задействование ресурсов и контроль качества и безопасности. Также система ведет мониторинг и аналитику данных выступает основой для прогнозирования и развития стратегии склада. Давайте рассмотрим детальнее, как именно система интегрируется в менеджмент компании.

1. Оптимизация использования складского пространства

Система анализирует размеры, габариты и характеристики товаров, а также прогнозирует спрос, позволяя оптимально разместить товары на стеллажах и в зонах хранения, что особенно важно для многоярусных складов и складов с ограниченным пространством. Это минимизирует пустые места на территории склада, предотвращает переполнение и снижает расходы на аренду, отопление и электроэнергию. WMS позволяет определить наиболее оптимальное размещение товаров на основе различных факторов, таких как частота отгрузки, размер товара, сезонность, и отслеживает наличие и перемещение, минимизирует количество ручных операций, повышает эффективность обработки товаров.

2. Автоматизация процессов

WMS автоматизирует рутинные операции персонала, такие как приемка товаров, отгрузка, инвентаризация и перемещение грузов. Это не только сокращает время выполнения задач, но и минимизирует риск возникновения человеческих ошибок, что приводит к повышению точности и эффективности работы склада. Автоматизированная система позволяет:

• использовать площади склада на максимальную пропускную способность за счет адресного хранения,
• сокращать расходы на управление запасами,
• повышать скорость обработки заказов,
• уменьшать потери времени, лишних перемещений работников и техники,
• повышать уровень удовлетворенности клиентов,
• повышать лояльность ключевых поставщиков.

3. Управление запасами

WMS обеспечивает осуществление точного контроля за уровнем запасов в режиме реального времени. Система отслеживает поступление и расход товаров, предупреждая о возможных дефицитах или избытках, это позволяет оптимизировать закупки, избежать перепроизводства и снизить расходы на хранение невостребованных товаров за счет:

• прогнозирования спроса, программное обеспечение использует данные о заказах за прошлые периоды, чтобы оптимально распределять средства на закупку нового и пополнение текущего ассортимента, осуществлять рациональное распределение товаров по складским зонам.
• мониторинг запасов, система непрерывно ведет сбор аналитических данных и самостоятельно проводит ABC анализ, своевременно выделяет SKU, которые не пользуются популярностью и растрачивают бюджеты.
• анализ производительности, WMS собирает данные о работе склада и в автоматическом режиме рассчитывает показатели результативности, формирует необходимые отчеты и ведет статистику, которую можно использовать для планирования стратегии.

4. Улучшение логистических процессов

WMS интегрируется с централизованными системами планирования (1С, ERP), что позволяет стандартизировать основные операции, наиболее точно составлять маршруты движения и доставки, сокращать время на транспортировку. Информация о местонахождении товаров и их доступности в режиме реального времени способствует более эффективному управлению всей логистической цепочкой, включая взаимоотношения с партнерами и поставщиками.

5. Повышение производительности

Благодаря системе сотрудники склада получают понятные и простые задачи, разбивку по приоритетности выполняемым операций и незамедлительно получают сигналы в случае возникновения несоответствий или допущения ошибок.

6. Снижение потерь

WMS помогает минимизировать потери, связанные с повреждением товаров, кражами или неправильным хранением, отслеживает срок годности товаров, контролирует условия хранения (например, соблюдение параметров по показателям влажности и температуры в помещениях), регистрирует все перемещения, что снижает риск убытков от неэффективных операций и уменьшает потери от неправильного учета.

Какие коэффициенты помогает рассчитывать WMS

Можно выделить несколько значимых для складской логистики категорий, аналитику для которых может собирать автоматизированная система управления складом:

1. Коэффициенты производительности персонала

• скорость выполнения заказов, измеряет количество заказов, которые могут быть собраны за определенный период времени одним работником склада;
• точность выполнения заказов, показатель отражает процент заказов, собранных без ошибок. Высокая точность указывает на надежность системы и минимизацию затрат, связанных с возвратами несоответствующих заказов (по вине склада) и исправлениями (ремонт, перекомплектация, использование дополнительных упаковочных материалов и т.п.);
• среднее время обработки заказа, коэффициент рассчитывает промежуток времени, необходимый для обработки заказа, начиная с момента его получения в системе до отгрузки конечному потребителю;
• процент выполнения заказов в срок, процент заказов, доставленных в обозначенные сроки от общего числа заказов за определенный период;
• процент ошибок при обработке заказов, количество ошибок при обработке заказов («неверные товары», «неверные адреса», «неверная упаковка» и т.д.).

2. Коэффициенты производительности склада

• коэффициент использования площади склада, показатель измеряет эффективность использования складской площади, рассчитывается как отношение занимаемой площади к общей площади склада;
• коэффициент площади на единицу товара или площадь, занимаемая одним товаром на складе;
• оборот запасов, этот коэффициент показывает, как быстро товары продаются и пополняются для обеспечения необходимого уровня запасов. Высокий оборот указывает на эффективное управление запасами и является одним из важнейших показателей работы склада;
• уровень запасов, показатель отражает количество единиц товара, находящихся на складе в данный момент времени;
• срок хранения запасов, коэффициент показывает среднее количество дней, за которое товар продается со склада, помогает оценить эффективность управления запасами и выявить товары с длительным сроком хранения;
• скорость пополнения запасов, время, затраченное на пополнение запасов в случае возникновения дефицита по причине резкого роста спроса;
• доля устаревших товаров, процент устаревших товаров по срокам годности в общем количестве представленного ассортимента;
• доля недостающих или излишних товаров, рассчитывается в сравнении с запланированным уровнем запасов;
• точность инвентаризации, соответствие фактического количества товаров на складе количеству, которое указано в ведомостях системы;
• время обработки отгрузки, время, затраченное на подготовку и отгрузку конкретного товара;
• процент полных грузовых отправок, рассчитывается поставка, отправленная на полную загрузку автотранспорта;
• время ответа на запросы клиентов, количество времени, затраченного на обращение и решение вопросов конечных потребителей, включая вопросы, претензии и рекламации.

3. Коэффициенты эффективности использования ресурсов

• коэффициент использования персонала, показатель измеряет эффективность использования рабочего времени сотрудников склада, рассчитывается как отношение времени, затраченного на выполнение заказов к общему рабочему времени. В системе есть возможность рассчитывать КТУ для бригад и рабочих смен.
• коэффициент использования оборудования, коэффициент отражает степень загрузки складского оборудования, такого как погрузчики и конвейеры, помогает оптимизировать задействование оборудования в рабочих процессах и минимизировать простои.

Важно понимать, что эти коэффициенты могут быть адаптированы и дополнены в соответствии с конкретными целями и задачами компании. WMS предоставляет инструменты для сбора данных, необходимые для расчета этих коэффициентов, но именно выделенные бизнес-процессы и системное управление их ключевыми операциями формируют точную картину управления склада. Например, в рамках бюджетирования на основе полученных от системы данных можно рассчитать:

• стоимость хранения единицы товара, этот показатель отражает затраты на хранение единицы товара на складе, включая аренду, утилизацию, страхование и т.д.
• стоимость обработки заказа, этот коэффициент показывает общую стоимость обработки одного заказа, включая затраты на труд, оборудование и материалы.

Какая оптимальная стратегии для внедрения WMS

Проект по автоматизации склада также нуждается в бюджетировании, при принятии решения важно учитывать важные факторы, которые оказывают влияние на планирование затрат:

• размер склада: большие склады (от 3000 м.кв.) с большим количеством SKU и сложными операциями потребуют более мощной по функционалу системы,
• требования к функциональности: базовые функции WMS, такие как приемка, отгрузка и управление запасами, стоят дешевле, чем расширенные функции, такие как управление транспортом, прогнозирование спроса. Интеграция WMS с ERP, TMS и другими системами может потребовать дополнительных затрат на разработку и настройку,
• тип развертывания: облачное развертывание обычно имеет более низкие начальные затраты, стоимость лицензий на WMS зависит от количества пользователей, модулей и типа развертывания. Также необходимо учесть затраты на поддержание серверов, рабочих станций, сканеров штрихкодов, ТСД, принтеров этикеток и другого оборудования, необходимого для работы WMS.
• техническая поддержка: стоимость технической поддержки от поставщика программного обеспечения и обеспечение своевременных обновлений.

Существуют различные стратегии бюджетирования складской деятельности для внедрения WMS, самое оптимальное это поэтапное внедрение программного обеспечения по модулям, что позволяет контролировать затраты и минимизировать риски на каждом этапе. Приведу пример автоматизации с помощью AS WMS. Модуль системы представляет собой приложение, которое встраивается на ТСД на платформе OC Android (мобильная часть) и дополнение к системе учета 1С (серверная часть). Это позволяет автоматизировать основные операции, выполняемые кладовщиком: приемку, размещение, отбор, контроль, отгрузку, предоставление информации, инвентаризацию и т. п. WMS оперативно осуществляет трансфер всех необходимых данных в другие системы, автоматизирует документооборот и это сказывается на показателях, компании снижают количество документации на бумажных носителях до 60%, на 100% исключают количество пересортиц, повышают скорость сборки до 40%, точность сборки до 100%. Все это сказывается на затратах, в итоге бюджеты выполняются и склад может использовать сэкономленные средства на развитие текущей инфраструктуры или масштабирование. WMS дает отличный инструмент — аналитика и мониторинг, на основе которых все расчеты ведутся «по факту», то есть, ошибки в данных по бюджетированию и планированию попросту невозможны.

В заключение отмечу, что внедрение WMS — это стратегическое решение, которое позволяет значительно снизить бюджет склада за счет оптимизации всех аспектов складских операций. Система обеспечивает значительную экономию ресурсов и повышает эффективность работы, а инвестиции в автоматизацию окупаются в короткие сроки.