Как эффективно подойти к организации деловых мероприятий

Как эффективно подойти к организации деловых мероприятий?

Организация деловых мероприятий — это эффективный инструмент развития бизнеса, направленный на привлечение новых клиентов и партнеров. Суть бизнес-мероприятия заключается в нетворкинге, обмене профессиональным опытом и продвижении деловых интересов. Такие мероприятия могут проходить в разных форматах в зависимости от целей и задач.

Для чего нужны деловые мероприятия?

Целью организации и проведения деловых мероприятий является расширение клиентской базы и установление новых контактов для сотрудничества в перспективе.

Организация бизнес-мероприятий решает комплекс коммуникационных и маркетинговых задач:

• Поиск потенциальных партнеров;
• Привлечение клиентов;
• Формирование положительного имиджа компании;
• Информационное сопровождение презентации компании или продукта;
• Повышение узнаваемости бренда.

Для того чтобы уложиться во все сроки и не подставлять партнеров, подготовку к мероприятию стоит начинать как минимум за три месяца до его проведения — особенно, если дата выпадает на весенние или зимние праздники.

Как подобрать площадку для бизнес-мероприятия?

Научно-технологический прогресс позволяет организовывать деловые мероприятия в разных форматах без ограничений по времени, месту и количеству участников. Бизнес-коммуникации — это сложный и многогранный обмен информацией, направленный на достижение конкретных целей. 

Бизнес-мероприятия — это, как правило, деловые конференции и форумы, форсайт-сессии или бизнес-завтраки. Если участники мероприятия из разных городов, то под такой формат подойдут конференц-залы в отелях, в которых можно будет разместить гостей из других городов. Многие отели предоставляют комплименты для гостей и организаторов за проведение бизнес-мероприятия на их территории, например, в виде бесплатных охраняемых парковочных мест или проживания для менеджеров. Необходимо заранее выяснить у представителей отеля, насколько площадка технически оснащена, можно ли организовать фуршет или кофе-брейк и какие есть ограничения. При большом бюджете можно рассмотреть многофункциональные event-пространства, но выбор площадки в любом случае зависит от наполнения программы мероприятия.

Программа мероприятия должна быть сбалансированной

Программа мероприятия формируется исходя из поставленных целей и задач. Если концепция мероприятия включает в себя только решение бизнес-задач, то не помешает разбавить деловую атмосферу тематическими интерактивами, чтобы гости могли разгрузиться от большого потока информации и ушли с хорошим настроением. Зачастую бизнес-мероприятие состоит из двух частей — стратегического брэйншторминга и вечерней программы (афтерпати). В таком случае площадка должна обладать не только комфортным и вместительным конференц-залом, но и хорошим сценическим оснащением и командой профессиональных тех. специалистов для работы с музыкальными и танцевальными коллективами.

Формула успеха

Но залог эффективности в организации любого мероприятия — это менеджмент. Слаженность и ответственность команды, четкое делегирование, опыт работы с подрядчиками и творческий потенциал — без этих компонентов в совокупности достичь высокого показателя эффективности будет трудно.