Аутсорсинг бизнес-процессов: что это и зачем нужно

В 2023 году безработица в России упала до рекордных 2,9%. Одновременно с этим отмечают дефицит рабочей силы, которая проявляется в разных отраслях. Согласно подсчетам, отечественным компаниям не хватает почти 5 миллионов сотрудников. В реалиях нехватки сотрудников предприятия обращаются к аутсорсинговым компаниям. 

О том, что такое аутсорс, в чем его плюсы и минусы, читайте в нашем материале.

Что такое аутсорс

Аутсорс (от англ. out — «внешний», source — «ресурс») — это делегирование задач, проектов и бизнес-процессов, осуществляемых в компании, сторонней организации. 

Почему обращаются в аутсорсинговые компании

Отсутствие исполнителей внутри команды

В условиях нехватки рабочей силы организации обращаются за помощью к аутсорсинговым компаниям. Их сотрудники с необходимым опытом, выполняют задачи заказчика. 

Нехватка компетенций

К аутсорсингу могут обратиться в случае, если нужно продумать и создать с нуля проект из другой сферы. Книжная сеть, доставка еды или маркетплейс могут переложить задачу по созданию мобильного приложения или сайта на аутсорс.

Какие компании пользуются аутсорсом

На аутсорс отдают проекты и целые бизнес-процессы из самых разных сфер. По результатам исследования Deloitte Global Outsourcing Survey 2022 64% компаний прибегают к услугам аутсорса для решения юридических вопросов. 

Ведение налогового учета также переносят на аутсорс 61% предприятий. 57% организаций тоже самое делают с HR-менеджментом. И только 51% компаний перекладывают бухгалтерию на аутсорс.

Сфера IT тоже не избежала попадания на аутсорс. Вопросы кибербезопасности, разработка ПО и приложений, внедрение новейших технологий переносят на аутсорс от 78 до 81% организаций. 

К услугам компаний на аутсорсе может обратиться предприятие из любой сферы. Но у работы с аутсорсинговым компаниями есть как плюсы, так и минусы.

Плюсы аутсорса

Уменьшение затрат

Результаты исследования платформы аналитики Statista показывают, что основная причина передачи задач на аутсорс в снижении затрат. Организации не надо тратить бюджет на привлечение и обучение кадров, а также на обеспечение инфраструктуры и оборудования. Исполнителям на аутсорсе платят за объем работ, прописанный в договоре, когда работнику в штате пришлось бы платить фиксированную сумму вне зависимости от нагрузки.

Оперативность

Аутсорс выполнит работу оперативно, поскольку это задача его профиля. Работнику не нужно тратить время на обучение.

Фокус на основном роде деятельности

Менеджерам компании-заказчику не придется осваивать новую сферу и учиться чему-либо с нуля. Они могут не отвлекаться от профильных задач, приносящих прибыль, а сфокусироваться на привычных процессах.

Упрощенный документооборот

Делегирование полномочий на аутсорс позволяет предприятиям сохранить статус малого бизнеса и не регистрировать новый ОКВЭД. Исчезает необходимость в проведении совещаний по задачам и разрабатывать протоколы для рабочих процессов.

Шанс внедрить новые подходы

Аутсорсинговые организации имеют высокую компетентность в сфере, которая может быть незнакома заказчику. Они следят за трендами и предлагают разные способы решения задач. Заказчик сможет внедрить их в собственную работу уже после приема работы.

Контакты экспертов

Сотрудничая с аутсорсинговой организацией, компания получает контакты профессионалов с уникальным опытом. Аутсорс традиционно работает с несколькими клиентами со схожими задачами, поэтому отрабатывают разные кейсы. Такие работники становятся экспертами и знают, как действовать в условиях кризиса.

Минусы аутсорса

Риск утечки информации

Итоги исследования Kaspersky Digital Footprint Intelligence показывают, что в 2023 году общедоступными стали 310 млн конфиденциальных данных. Это на 33% больше, чем в 2022 году. 

Современные технологии развиваются бешеными темпами, что ставит под угрозу безопасность корпоративной информации. Но существуют методы снижения риска ее утечек в публичный доступ.

Как избежать утечки информации при работе с компанией на аутсорсинге

1. Прописывайте ответственность за утечку данных в договоре.
2. Предоставляйте доступ к информации исполнителям, а не всей компании.
3. Шифруйте передаваемые на аутсорс сведения.
4. Обучите сотрудников на аутсорсе работе с конфиденциальными материалами.
5. Передавайте необходимую для работы информацию по защищенным каналам связи и храните ее на защищенных серверах.

Отсутствие полного контроля

Клиент аутсорсинговой компании часто не может отслеживать качество выполняемой работы на разных этапах. Это способно привести к тому, что конечный продукт не будет соответствовать его ожиданиям.

Уязвимость перед обстоятельствами 

Сотрудничая с аутсорсинговой организацией, заказчик теряет контроль над рабочими процессами. Аутсорс может столкнуться с проблемами, которые застопорят разработку, из-за чего дедлайн будет нарушен. Это может быть банкротство организации, политическая или экологическая нестабильность.

Несоответствие результата ожиданиям

Сотрудники компании всегда знают суть бренда лучше, чем те, кто работает над проектом на аутсорсе. Это чревато тем, что продукт от внештатных авторов окажется чужероден концепции, представленной заказчиком.