Как выделить бизнес-процессы в организации: просто о сложном

Любая компания — это живой организм. Разные люди, разные задачи и зоны ответственности. Чтобы компания работала слаженно, необходимо понимание всех происходящих рабочих процессов в ней. Постараемся разобраться, как выделить бизнес-процессы без лишнего стресса.

Кому и зачем это нужно

Бизнес-процессы — это последовательность действий, которые приводят к конкретному результату (например, формирование кадрового приказа или шаблона договора, продажа товара, доставка заказа и т.п.). Если их не структурировать, возможны хаос, лишние затраты и ошибки.

Мы в своей команде «РП-Интеграция» рекомендуем заниматься анализом бизнес-процессов руководителям и ключевым лицам всех организаций, вне зависимости от отрасли и размера организации. Внедряя собственные программные решения для учета сотрудников, документов и договоров в различные организации, мы наблюдаем явную закономерность:

• Организации с проработанными бизнес-процессами быстрее запускают программные решения в рабочую эксплуатацию, тем самым быстрее получая выгоды в виде ускорения выполнения требуемых задач.
• Организациям без анализа своих бизнес-процессов не всегда удается оперативно и качественно внедрить программные решения. Зачастую данный процесс носит хаотичный порядок, без понимания как с максимальной выгодой применять специализированное программное обеспечение и как распределить роли пользователей.

Причем недостаточно один раз выделить процессы и не возвращаться к этому вопросу.  Постоянные изменений конкурентной рыночной среды и появления новых технологий и инструментариев (в виде онлайн сервисов или прикладного программного обеспечения) требуют пересматривать бизнес-модели компаний, выделяя новые бизнес-процессы или устраняя некоторые текущие бизнес-процессы, которые в определенный момент времени уже могут быть избыточны или не актуальны.

Четыре ключевых преимущества выделения процессов:

1. Понятно, кто за что отвечает. Четкое распределение ролей и связей между ними.
2. Легче находить слабые места, устранив которые можно сэкономить время и увеличить безопасность (например, в случае с правильным выделением бизнес-процесса при организации доступа к персональным данным или организацией безопасного архива договоров и документов).
3. Можно найти рутинные задачи для автоматизации.
4. Новые сотрудники быстрее вникают и перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников.

Пять простых шагов, чтобы выделить бизнес-процессы

Периодически мы проводим опросы пользователей наших программных решений для организаций, что для них являлось наиболее сложным при выделении бизнес-процессов. Большинство ответов сводилось к двум неверных представлениям:

• Миф 1: Бизнес-процессы это очень сложно и это где-то из сферы корпораций;
• Миф 2: Для анализа и выделения бизнес-процессов нужен отдельный специалист с профильным образованием.

На практике это является ложным стереотипом. Конечно, большие компании могут позволить себе отдельных специалистов или даже целые отделы, отвечающих за бизнес-моделирование и постоянный анализ бизнес-процессов. Но как мы уже упомянули выше, наша команда «РП-Интеграция» придерживается мнения (закрепленного практикой), что стремится к анализу бизнес-процессов должны все компании с любым количеством сотрудников. И для этого достаточно предпринять пять простых шагов:

Шаг 1. Задайте себе первый вопрос «чем ежедневно занимаются сотрудники Вашей компании?».

Например:

1. Есть своя бухгалтерия (или она может быть на аутсорсинге).
2. Есть свой отдел кадров, который формирует кадровые приказы и документы (кадровый учет).
3. Есть продажи (работа с клиентами).
4. Есть согласование и исполнение договоров (договорной учет).
5. Есть производство.
6. Есть работа с поставщиками (отдел закупок).
7. Прочие задачи.

Выпишите эти основные направления работ сотрудников — это будут группы процессов.

Шаг 2. Распишите из каких этапов состоит каждая группа процессов (направлений работ сотрудников), которые были определены в первом шаге. Насколько детально расписывать этапы, зависит от Вас. Кому-то достаточно указать два-три укрупненных этапа, а кто-то предпочтет более глубинный подход с большим количеством микро-этапов.

Например, группа процессов «договорной учет» может включать пять этапов:

• Анализ поставщиков (если речь идет о «расходных договорах»);
• Выбор поставщика;
• Согласование договора и подписание;
• Контроль исполнения и графика платежей.
• Закрытие договора.

Также можно рассмотреть большее количество этапов в «договорном учете», описанное в нашем предыдущем обзоре.

Шаг 3. Опишите подробно каждый этап:

1. Кто из сотрудников выполняет определенный этап (руководитель, бухгалтер, кадровик, продавец, юрист и т.д.).
2. Что делает сотрудник в рамках своего этапа (какие действия). Например, юрист проверяет проект договора на соответствие законодательству и интересов компании. Кадровик запрашивает определенный набор документов у кандидата при приеме на работу.
3. Какие инструменты применяются (ежедневник, бумажный документ, электронная почта, Excel, Word, CRM, ERP и т.п.).

Преимуществом будет «визуализация» этапов в виде блок-схем и таблиц, с указанием ролей, направлений и связей.

Шаг 4. Найдите «слабые места».

Для этого можно применить простой опрос сотрудников:

1. Где чаще возникают временные задержки?
2. Где чаще возникают ошибки?
3. От кого приходится постоянно получать определенную информацию, что делает зависимым одного сотрудника от другого?

Например, если на согласование договоров уходит много времени, то данный процесс необходимо оптимизировать и по возможности автоматизировать.

Шаг 5. Автоматизируйте все, что повторяется как «рутинный процесс» и что можно регламентировать.

Ниже три примера:

1. Договорной учет: откажитесь от хранения файлов на разных компьютерах сотрудников и создайте единый безопасный электронный реестр договоров с многопользовательским доступом по сети.
2. Кадровый учет: перестаньте формировать и хранить кадровые приказы в файлах word и excel, начните использовать специализированные программы для кадрового учета для моментального создания любого кадрового документа за любой период времени.
3. Чат-боты для ответов клиентам.

Как не усложнить задачу выделения бизнес-процессов

Начните с самых важных и приоритетных процессов. Если есть понимание, что необходимо навести порядок в работе с персональными данными, то в первую очередь начните анализировать текущий кадровый учет. Если слабым местом является проблема быстрого поиска необходимого документа, то вначале задумайтесь об организации делопроизводства и документообороте. Постепенно переходите на анализ других групп процессов.

Выделение бизнес-процессов — это не бюрократия и не пустая «дань модным трендам», это способ сделать работу сотрудников более регламентированной, что в свою очередь повысит эффективность всей компании. Начните с малого, тестируйте изменения и постепенно улучшайте бизнес-модель своей организации.

А у Вас уже прописаны процессы в компании?