Коммерческая тайна: 3 ошибки, которые допускает каждый бизнес

Какие ошибки совершает бизнес 

Работая с IT компаниями мы видим, что есть 3 ошибки, которые точно допускает бизнес:

• подписывает NDA с сотрудниками и подрядчиками, но не вводит режим коммерческой тайны;
• принимает Положение о коммерческой тайне, но формулировки максимально общие и не отражают реалии;
• режим коммерческой тайны введен, но не определено какие работники имеют доступ к информации.

На вебинаре мы разобрали конкретные меры и лайфхаки.

Почему NDA не работает

Возможно вас удивит, что одного подписания NDA недостаточно. Ведь в нем можно закрепить все: перечень информации, обязательства контрагента и ответственность.

Но закон четко определяет, что «информация, составляющая коммерческую тайну» это информации в отношении которой введен режим коммерческой тайны.

Согласно требованиям закона режим коммерческой тайны признается введенным при соблюдении следующих мер:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна».

Согласитесь, что перечень этих мер куда больше чем подписание NDA.

Что закрепить в Положении о коммерческой тайне 

Чтобы соблюсти все необходимые меры в Положении о коммерческой тайне нужно указать:

• конкретный перечень сведений, которые вы хотите защитить. Избегайте общих или размытых формулировок;
• для каждой категории информации укажите  место, где эта информация хранится. Например, клиентская база может храниться в amo сrm;
• укажите кто из работником имеет доступ к каждой категории информации. Например, клиентская база доступна менеджерам по продажам;
• укажите как вы защищаете информацию. Например, к amo crm доступ предоставляется через логин и пароль (и создание отдельной учетной записи для  каждого сотрудника);
• определите правила, которые нужно соблюдать при работе с информацией. Например, запрет на пересылку данных с корпоративной почты на личную.

На вебинаре также обсудили каким образом поступать с удаленными сотрудниками. Будут ли особенности в указании порядка доступа к информации у таких работников. 

На практике удаленные сотрудники получают доступ к информации через различные облачные решения, что довольно легко описать в Приложении и отследить факт доступа.

Зачем нужно защищать информации 

Введение режима коммерческой тайны потребует от Вас ресурсов:

• организационных (на сбор информации, описание процессов и соблюдении правил);
• финансовых (как минимум на юристов, которые составят документы).

Но прежде чем ресурсы тратить стоит задать вопрос — Зачем? Защищая информацию вы:

• не дадите конкурентам использовать ее и сможете прекратить незаконное использование;
• не дадите сотрудникам украсть клиентскую базу и использовать ее;
• не дадите контрагентам использовать ценные сведения.