Как эффективно и интересно организовать процесс обучения сотрудников

Руководители полагают, если сотрудник хочет развивать карьеру, он должен самостоятельно повышать квалификацию и приобретать новые навыки. Это нерентабельный подход со стороны бизнеса. 

Большинство специалистов не хотят проходить обучение из-за сильной загруженности и отсутствия времени. Компаниям же необходимо иметь высококлассных специалистов для повышения прибыли, удержания сотрудников, сохранения эффективности команды и их качества работы. 

В данной статье Катерина Яшина, копирайтер-маркетолог, предприниматель в сфере обучения, расскажет о методах и способах обучения сотрудников, а также как развитие профессиональных навыков влияет на рост и прибыль компаний.

Статистика об обучении сотрудников

По данным «Исследования российского рынка онлайн-образования» только 11% компаний в России замеряют связь обучения линейного персонала с бизнес-показателями. 89% — не понимают, как обучение влияет на выручку.

Исследование «Превращая давление в возможности» компании MindTools показало: предприниматели считают, что обучение не имеет смысла, так как занимает много времени, а результат нужен сейчас. 

По данным MindTools, 35% опрошенных L&D-специалистов регулярно проверяют, насколько учебные программы соответствуют задачам компании. В 65% обучение проходит по устаревшим материалам. 

27% опрошенных синхронизировали метрики KPI по корпоративному обучению совместно с бизнес-руководством своей организации. 

У ⅓ руководителей не существует обучения даже для своего отдела. 

Отсутствие целенаправленного обучения влияет на всю деятельность компании:

• снижение мотивации сотрудников;
• трата ресурсов на ненужные курсы;
• ухудшение конкурентоспособности на рынке;
• трудности в достижении задач бизнеса. 

Опрос респондентов показал, что у руководителей нет очевидной связки: обучение персонала — часть развития стратегии фирмы. Сейчас обучение персонала воспринимается даже менеджерами, как «надо, чтоб было, значит, сделаем».

Корпоративное обучение недооценено. Это негативно влияет на развитие бизнеса. Трансформацию нужно начинать с изменения подхода руководителей и доказать, что повышение компетенций сотрудников влияет на бизнес. 

Какие показатели бизнеса растут, благодаря обучению линейного персонала

1. Прибыль.
2. Лояльности клиентов (NPS). 
3. Удовлетворенность работой и мотивация сотрудников. 
4. Эффективность работы, производительность. 
5. Конверсии

Снижается текучка кадров и затраты. Порой существенно снижаются расходы на зарплату, ведь один обученный сотрудник может заменить несколько еще необученных новичков.

Когда мы осознали важность обучения сотрудников, время внедрять курсы и мероприятия. Необходимо не только уговорить сотрудников участвовать, но и предоставить им интересный материал. Рассмотрим, как это сделать.

Этапы обучения. Как вызвать желание обучаться

Что вы должны сделать как руководитель:

• Цель. Зачем вы обучаете персонал и с каких результатов хотите достичь. Как сотрудники будут применять эти навыки. Результативность зависит от цели. 
• Формулирование задач обучения. Какие навыки для достижения этой цели понадобятся команде и сколько сотрудников нужно обучить. Определите сильные и слабые стороны персонала, который вы будете обучать, и какие навыки у них уже есть. 
• Выбор методов обучения с учетом целей и бюджета. 
• Постановка задач сотруднику. Мотивация. 
• Организация процесса. 
• Оценка результатов.

Обучение — это систематизированная, понятная информация через призму практического опыта с отработкой навыков и обратной связью. 

Обращайте внимание на эти пункты при выборе обучения сотрудников, чтобы оно было эффективным и оправдывало инвестиции. Далее обсудим форматы обучения для различных целей бизнеса. 

Форматы обучения

Онбординг

Это процесс адаптации нового сотрудника на рабочем месте. Включает в себя не только получение важных знаний вроде должностных инструкций и корпоративной этики, но и знакомство с коллегами и психологическую адаптацию.

Повышение квалификации

Это прокачка тех самых hard skills. Может быть внутренним и внешним.

Формат тренингов:

• для получения диплома или сертификата;
• расширение квалификаций;
• для подтверждения квалификаций по истечении времени или в другой стране.

Тимбилдинг

Мероприятия с целью сплочения коллектива. У тимбилдинга всегда есть скрытые мотивы: посмотреть на сотрудников со стороны и выявить их сильные и слабые soft-skills. Понять, кто, например, не справляется с конфликтными ситуациями, а кто является природным лидером.

Поговорим, как организовать каждый формат.

Как организовать онбординг

• Подготовка документации для онбординга — утомительный процесс, потому что вы прописываете то, что уже знаете. Но важно помнить: все, что очевидно для вас — неочевидно для других. Распишите подробно каждый пункт. Чем проще, тем лучше. И вам, и будущему сотруднику.
• Создайте свод документов. Содержание зависит от вас. Главное, чтобы там содержалась информация, которая будет необходимой сотруднику: кодекс корпоративной этики, должностные инструкции, часто задаваемые вопросы, база клиентов и т. д.
• Дайте доступ к корпоративным сервисам и подскажите, где находятся все ссылки, явки и пароли.
• Четко обозначьте задачи, обязанности, сроки и так далее. Вам и сотруднику будет понятнее, в чем заключается его роль в компании.
• Подскажите к кому обратиться, если есть вопросы, сразу подчеркните, что все вопросы важные и неглупые.

Правильно сформулированный вопрос чаще всего уже таит в себе ответ. Научите сотрудников задавать вопросы правильно, чтобы упростить себе задачу.

Чтобы сотрудник быстрее освоился на новом месте, предоставьте ему документы, которые помогут в обучении: 

• свод уставов корпоративной этики;
• должностные инструкции; 
• обучающие видео по работе с ПО;
• сводные таблицы с нужными ссылками, паролями, контактами;
• список сотрудников, их обязанности и к кому обратиться за помощью;

Знания о компании и программах, которые предстоит использовать, помогут сотруднику чувствовать себя увереннее и испытывать меньше стресса во время работы. Со сведениями о коллегах новичок быстрее найдет общий язык в команде и почувствует себя «своим».

Как организовать повышение квалификации

Тут все зависит от задач: получить нужную «бумажку», освоить новые навыки, принять участие в престижных мероприятиях.

Конференции могут быть как и повышением квалификации, так и частью стратегии построения личного бренда.

• Если важны определенные сертификаты, то тут все просто: найдите центр, который этот сертификат выдаст.
• Если важны знания, то тут сложнее. В случае с линейными сотрудниками руководители сами могут создавать обучающие программы с небольшой помощью. Если же нужных знаний ни у кого в компании нет, обратитесь к внешним ресурсам.

Неправильно считать линейных сотрудников неважным персоналом, который можно заменить. Благодаря им ваш бизнес достигает целей, и доход растет. Важно проводить обучающие мероприятия и заботиться об атмосфере в команде. 

Как организовать тимбилдинг

Организация тимбилдинга — это тонкий баланс между развлечением и достижением целей. Варианты проведения: 

1. Мероприятия на природе или в караоке — это весело. Но без четкой структуры и целенаправленности результата достигнуть сложно.
2. Специализированные агентства предлагают программы с интересными заданиями, но без творческого подхода они могут оказаться скучными или слишком сложными.
3. Оптимальный вариант — совместить два подхода. Создайте яркое и запоминающееся событие с оригинальными интересными заданиями. Это укрепит командный дух, избавит от стресса, и все получат полезные знания. Важно учитывать выходные сотрудников и проводить мероприятия в рабочее время. Старайтесь сохранять уважение к личной жизни каждого.

Но не все обучение — это благо. Есть то, что может быть и злом. 

Коучинг

Максим Батырев в своей книге говорит о том, что коучинг защищает интересы своего клиента (сотрудника), а не интересы бизнеса.

Автор говорит о том, что чаще всего коучинг направлен на раскрытие внутреннего потенциала и отстаивание личных границ. Часто сотрудники увольняются после коучинговых подходов.

Помимо общей фоновой тревожности и бытового шума, мы получаем терапию, в которой сотрудникам говорят, что они могут больше. Итог: специалисты увольняются, компания теряет таланты.

Тренды и антитренды в обучении

Сообщество Digital Learning провели исследование совместно с экспертами по развитию образовательной среды в компании. Они представили результаты последнего исследования рынка корпоративного обучения в июне 2023 года. Большинство участников опроса сказали, что хотят, чтобы с помощью платформ можно было строить индивидуальные маршруты обучения для сотрудников или целых отделов, а также выявлять «точки роста». А значит, тренд на более персонализированный подход обучения действительно набирает обороты.

Не каждый тренд эффективен и приносит результаты. Нейросети не нашли применения в сфере обучения линейных сотрудников. Компьютер берет общие рекомендации относительно сферы, но не погружается в потребности или проблемы конкретной компании. Привлекать искусственный интеллект для обучения: проводить тесты, подбор материала и т.п. — не имеет смысла.

Что хотят получить работодатели от платформ обучения: 

• актуальные знания;
• возможность отследить показатели;
• простота;
• мотивация сотрудников.

Поговорим о последнем пункте подробнее.

Мотивация и дисциплина

Между двумя этими терминами есть большая разница, которую каждый руководитель должен отличать.

Мотивация зависит от дофамина, гормона удовольствия. Чем его меньше в организме, тем сложнее будет добиться успеха, как бы вы себя ни раскачивали. Сейчас существует слишком много способов получения «дешевого» дофамина: сериалы, фастфуд, алкогольные напитки и т.п. Поэтому он зачастую вообще обесценивается организмом. 

За мотивацию отвечает руководитель, комбинируя материальные и нематериальные методы поощрения, лояльность сотрудников, условия работы и т. д.

Дисциплина — это самоорганизация. Контроль за своими действиями, отказ от ненужного, если оно не помогает достичь желаемого результата. Это личная ответственность каждого, но руководитель может помочь в ее воспитании, подать пример своими действиями.

Как развивать дисциплину сотрудников

Помогут простые действия и свод корпоративной этики/негласных правил:

• всегда чистое рабочее место;
• отсутствие срыва дедлайнов, а со стороны руководителя — отсутствие задержек по зарплате;
• отсутствие опозданий;
• спорт (если есть возможность покрывать расходы на спорт сотрудникам, если нет, хотя бы своим примером показывать важность спорта);
• ежедневные благодарности и комплименты окружающим. 

Что лежит в основе дисциплины 

• Единые правила для всех, без исключений
• Простота процессов и коммуникаций: понятные формулировки.
• Понятные задачи и критерии оценивания эффективности: четкие сроки и подробное описание.
• Системность и эффективное планирование со стороны руководства.
• Поощрение, о котором мы поговорим далее.

Поощрение

Поощрение — это не только про мотивацию. Оно также бывает как материальным, так и нематериальным.

На самом деле поощрение, материальное или нематериальное, важно и ребенку внутри нас, и взрослому. Ребенок чувствует себя важным и нужным, а взрослый сверяется: похвалили, значит, делаю все правильно. К руководителю, проявляющему эмпатию, сотрудники испытывают большую лояльность и уважение.

Рассмотрим 5 вариантов, как нематериально поощрить сотрудников.

Виды нематериального поощрения:

1. Словесная похвала и обратная связь. Когда руководитель тщательно анализирует работу и дает конструктивную обратную связь, сотрудник чувствует себя оцененным и понятым.
2. Геймификация бизнеса. Элементы игры сделают работу увлекательной и стимулирующей. Например, внутренние турниры, соревнования и системы вознаграждений на основе внутренней валюты. 
3. Сокращенный рабочий день или дополнительный выходной. Предоставьте сотрудникам дополнительный выходной или сокращенный рабочий день при достижении определенных KPI. 
4. Почетные грамоты и «Сотрудник месяца». Поднять самооценку и мотивацию сотрудников поможет признание их успехов перед коллегами. 
5. Обратная связь от сотрудников. Собрать ее можно на встречах, через корпоративную почту или даже установив коробку, в которую команда сможет добавлять записки анонимно. 

Если в коллективе нет мотивации или дисциплины, то эффективность любого обучения будет стремиться к нулю. Сначала необходимо поработать над желанием команды расти и развиваться. Затем планировать курсы и тренинги. 

Подведем итоги

• Обучение персонала — это часть стратегии компании, без которой не будет роста.
• Обучение — это не «пойди найди информацию на эту тему». Это систематизированный, понятный материал через призму практического опыта с отработкой навыков и обратной связью.
• Руководство отвечает за мотивацию сотрудника, сотрудник отвечает за свою дисциплину. Но руководитель, благодаря своему примеру и корпоративной этике, подает пример.
• Онбординг — это процесс, который требует много ресурсов для подготовки, но упрощает всем жизнь.
• Тимбилдинг помогает не только сплотить команду, но и увидеть сильные и слабые стороны сотрудников.
• Взрослых людей нужно мотивировать и на работу, и на обучение.
• Что поможет сделать вам обучение интереснее: геймификация, персональный подход, конструктивная обратная связь, метод кнута и пряника.

И главное: все должно быть по любви. И работа, и обучение.