CEO ALTASALES Анна Сорокина — как выстроить систему управления в компании

Как выстроить систему управления в компании

Эффективная система управления является фундаментальным элементом успеха любой компании. Независимо от размера или отрасли, хорошо выстроенная система управления обеспечивает прозрачность бизнес-процессов, оптимизацию ресурсов и повышение производительности сотрудников. Для многих предприятий вопрос о том, как выстроить систему управления, может быть сложным и вызывающим множество вопросов.

Для чего нужна система управления организацией

Рассмотрим несколько ключевых аспектов, подчеркивающих важность системы управления.

1. Координация деятельности

Система управления помогает координировать различные аспекты деятельности компании, объединяя усилия сотрудников для достижения общих целей. Она способствует осуществлению планов, контролю над процессами и эффективному взаимодействию между подразделениями.

2. Обеспечение контроля

Система управления предоставляет инструменты для контроля за выполнением поставленных задач, использованием ресурсов и достижением результатов. Это позволяет руководству оперативно реагировать на изменения и принимать корректирующие меры при необходимости.

3. Улучшение принятия решений

Хорошо построенная система управления обеспечивает доступ к информации и аналитике, что помогает руководству принимать обоснованные стратегические и оперативные решения на основе фактов и данных.

4. Мотивация персонала

Система управления может включать механизмы мотивации персонала, четкую систему оценки результатов работы и вознаграждения, что способствует созданию продуктивной и мотивированной команды.

5. Достижение конкурентных преимуществ

Путем эффективного управления ресурсами, процессами и людьми, система управления организацией помогает компании достигать конкурентных преимуществ на рынке и обеспечивать устойчивый рост.

С чего начать выстраивание системы управления

Выстраивание эффективной системы управления в компании — это важный шаг на пути к успеху и устойчивому развитию бизнеса. Начать этот процесс следует с осознания ключевых аспектов и последующего определения стратегии действий. Далее я расскажу, с чего стоит начать выстраивание системы управления.

1. Анализ текущего положения

Первый шаг в создании системы управления — проведение анализа текущего положения компании. Необходимо изучить уже существующие процессы, системы контроля, структуру управления и принятые методы работы. Это позволит выявить сильные и слабые стороны, а также определить области, требующие улучшений.

2. Определение целей и стратегий

Следующим этапом является определение целей и стратегий компании. Руководство должно четко сформулировать цели, которые будут направлять всю деятельность организации. Затем необходимо разработать стратегии и тактики, которые помогут достичь поставленных целей.

3. Установление структуры и процессов

Определение структуры управления компании и установление эффективных бизнес-процессов являются ключевыми моментами. Необходимо четко распределить ответственность между подразделениями и сотрудниками, определить процессы принятия решений, разработать процедуры контроля и отчетности.

4. Разработка инструментов управления

Для успешной системы управления необходимо разработать соответствующие инструменты. Это может включать в себя использование информационных систем, управленческую отчетность, методы анализа данных, системы мотивации персонала и другие инструменты, способствующие эффективному управлению.

5. Обучение и развитие персонала

Ключевым фактором успеха системы управления является персонал. Руководство должно обеспечить обучение и развитие сотрудников, чтобы они были готовы к новым задачам и могли эффективно работать в рамках новой системы управления.

6. Внедрение и мониторинг

После разработки системы управления необходимо провести ее внедрение и запустить в работу. При этом важно осуществлять постоянный мониторинг ее работы, проводить корректировки и улучшения в зависимости от изменяющихся условий и потребностей компании.

Как выбрать методику управления

Waterfall

Данная методика представляет собой традиционный подход к управлению проектами, который широко применяется для организации работы и достижения поставленных целей в компаниях. Управление по этой системе можно условно разделить на этапы:

Определение требований: Первый этап связан с тщательным определением требований и целей проекта. Команда должна четко понимать, что от нее ожидается, и какие результаты должны быть достигнуты.

Планирование: На этом этапе разрабатывается детальный план действий, определяются ресурсы, расписывается последовательность работ и устанавливаются сроки выполнения задач.

Разработка: Команда начинает работу над проектом в соответствии с утвержденным планом. Каждый этап разработки строго следует за предыдущим, обеспечивая линейную последовательность выполнения работ.

Тестирование: Завершив разработку, проводится тестирование для проверки соответствия продукта заявленным требованиям и корректности его функционирования.

Внедрение: После успешного завершения тестирования происходит внедрение готового продукта или решения на практике.

Сопровождение и поддержка: После внедрения продукта необходимо обеспечить его сопровождение и поддержку, чтобы решение продолжало работать эффективно в долгосрочной перспективе.

Agile

Система Agile отличается от Waterfall прежде всего своим уровнем гибкости. Основной принцип Agile заключается в разделении процесса на короткие циклы, после каждого из которых компания оценивает промежуточные результаты. Этот подход позволяет вносить изменения в проект на любой стадии. Принципы работы в рамках системы Agile могут быть описаны следующим образом:

1. Приоритет отдается развитию человеческих ресурсов и взаимодействию сотрудников, важность которых выше, чем технических инструментов.

2. Сосредоточенность на работе с продуктом вместо написания отчетности для соответствия ожиданиям руководителя.

Коммуникация с руководителем или клиентом на протяжении всего процесса работы, чтобы получать обратную связь и вносить изменения по их запросам на каждом этапе.

Scrum

Scrum-метод–это подход, который структурирует рабочий процесс таким образом, чтобы сочетать гибкость и точные сроки выполнения задач. Проект разделяется на несколько этапов или участков, для каждого из которых формируется небольшая команда сотрудников, распределяющих между собой задачи. Несмотря на то, что каждый сотрудник фокусируется на своей задаче, он может быть готов выполнить задачи коллег внутри своего участка при необходимости. Руководитель поставляет цели перед командами, которые они должны достичь к концу проекта. Помимо обычных сотрудников и руководителя, в работу вовлечен менеджер по проектам, который отслеживает соблюдение сроков, развитие сотрудников и их взаимодействие.

Ошибки при выстраивании системы управления в компании

При выстраивании системы управления в компании могут возникать различные ошибки, которые могут негативно сказаться на работе организации. Рассмотрим некоторые из наиболее распространенных ошибок, совершаемых при этом процессе.

1. Недостаточная четкость целей и стратегий

Отсутствие ясного определения целей и стратегий развития может привести к неопределенности в деятельности компании и затруднить координацию усилий всех подразделений.

2. Недостаток системы контроля и отчетности

Отсутствие эффективной системы контроля и отчетности может привести к потере контроля за процессами и результатами, что затрудняет своевременное реагирование на изменения и корректировку деятельности.

3. Игнорирование вовлеченности персонала

Неучастие сотрудников в процессе выстраивания системы управления или игнорирование их мнения может привести к недовольству коллектива и нежелательным последствиям для работы компании.

4. Недостаточное использование информационных технологий

Игнорирование современных информационных технологий и отсутствие их внедрения в систему управления может привести к упущению возможностей по автоматизации процессов и улучшению доступа к данным.

5. Неэффективная мотивация персонала

Создание системы управления без учета мотивационных аспектов для персонала может привести к недостаточной мотивации, а, следовательно, к снижению продуктивности и результативности работы сотрудников.

Я уверена, избегая указанных ошибок, компания может обеспечить более эффективное управление, повысить результативность и достичь устойчивого развития.

Построение эффективной системы управления в компании–это сложный и длительный процесс, который требует постоянного мониторинга и улучшения. Однако я убеждена, что правильно построенная система управления способствует повышению производительности, улучшению взаимодействия внутри компании и достижению поставленных целей.