Если переработок не избежать: как не «выжечь» команду на пике дедлайнов

Режим цейтнота — обычная практика для творческих и цифровых продакшенов. Из-за высокой конкуренции на сжатом рынке клиентоориентированность стала разменной монетой на пути к выгодным контрактам. И вместе с тем, выгорание, к которому приходит большинство команд, живущих в режиме регулярных переработок.

Но если аврала не избежать, можно ли предупредить его последствия и смягчить удар для команды? Мы, в студии Akademia, как и наши коллеги из сферы, часто сталкиваемся с агонией перед релизом проекта и научились не выживать, а качественно жить в этот период без текучки кадров и нервных срывов.

Во сколько вам обойдется бездействие

В нашей студии есть «сезонная» нагрузка, когда большинство проектов выпадает на предновогоднюю пору или лето. Опытные компании знают периоды повышенной активности и работают на опережение. Но если руководители были не так дальновидны и пустили ситуацию на самотек, они рискуют двумя вещами. 

Первое — потеря кадров. Сотрудник может выгореть еще до окончания проекта, а потом и вовсе написать заявление на увольнение. И чтобы его удержать, вам придется предложить такое материальное вознаграждение, на которое вы не рассчитывали, а если таких сотрудников будет не один, то зарплатный ФОТ лопнет. Или экстренно искать замену, что всегда время, которого катастрофически не хватает в пылу горящих дедлайнов. 

Второе — репутация. В компаниях, для которых аврал стал сюрпризом, сотрудники испытывают стресс, и как следствие, теряют мотивацию, работоспособность и концентрацию, что негативно сказывается на качестве услуг и формирует образ ненадежного подрядчика.

В нашей студии мы сотрудничаем с постоянными клиентами из года в год. Секрет в том, что мы стабильны в своем результате и к жарким периодам готовимся заранее. 

Если один раз вам удалось вывести аврал на морально-волевых, то в дальнейшем повторить успех многократно не получится, нужна система и подготовка.

Как подготовиться к жестким дедлайнам

Все начинается с общения. За несколько месяцев до предполагаемого армагеддона соберите команду, обрисуйте примерный план развития ситуации: как будет распределяться нагрузка, в какие периоды потребуется больше вовлечения, почему релиз этого проекта важен для компании и какой бенефит он принесет лично каждому. 

Спланируйте отпуска и отгулы так, чтобы они не выпадали на этапы активной подготовки. Кого-то отправьте  отдохнуть до начала пиковой нагрузки.

У каждой компании должна быть база проверенных подрядчиков для закрытия рутинных задач. Например, вычитку клиентского контента можно делегировать сторонним специалистам и не тратить на это время проджект-менеджера. 

Чтобы оперативно подключить фрилансера к проекту, поработайте с ним в более спокойное время. Во-первых, сможете проверить уровень компетенций специалиста и заручиться взаимным доверием. Во-вторых, у вас уже будет рамочный договор и в экстренный момент не придется тратить время на решение бюрократических вопросов. 

Всегда ли деньги мотивируют сотрудников

Любой труд должен быть оплачен, особенно сверхурочный. Опытный руководитель должен учитывать все материальные издержки на этапе формирования сметы проекта, но замотивировать сотрудника только деньгами не получится. Люди хотят ощущать, что компания о них заботится.

Для этого необходимо обеспечить базовый комфорт. Организовать полезные перекусы. Оплачивать такси для тех, кто задерживается в офисе. Если необходимо и ситуация позволяет, отправить сотрудника на удаленку.

В момент релиза проекта руководитель выступает буфером между исполнителями и клиентом, оберегая от необоснованных правок и претензий. Решает сложные процессы, где-то разгружает и подстраховывает сотрудника, оказывает непосредственную помощь. 

Когда нервы и так оголены, худшим решением будет разбор полетов. Продуктивнее сработает похвала, а незначительные моменты в режиме цейтнота лучше пропустить, обращая внимание только на критичные ошибки. Выдохнув по окончанию проекта, можно устроить ретроспективу и дать обратную связь для улучшения рабочих процессов в будущем. 

Суммируя вышесказанное, горящий дедлайн — период турбулентности для команды. Поэтому подготовка обязательна и провести ее необходимо заранее, оказав сотрудникам психологическую и материальную поддержку.